Nghệ thuật Thuyết trìnhdành cho Giới Doanh Chủ
Làm chủ sân khấu, phòng họp và lớp học.
Cẩm nang thực hành cho người phải nói và phải được nghe.
Xuất bản bởi Trường Đào tạo Kỹ năng UPO — Công ty Cổ phần Tiềm Năng Vô Hạn
upo.edu.vn · facebook.com/UPO.Edu
Mọi mô hình và công cụ trong cuốn sách này đều được ghi rõ tác giả gốc. Chúng tôi diễn đạt lại bằng ngôn ngữ của mình, không sao chép nguyên văn.
Ở những chỗ chưa kiểm chứng được đầy đủ chi tiết một nghiên cứu, sách nói thẳng điều đó ngay tại chỗ. Chúng tôi không trình bày nó như một sự thật đã xác lập.
Chương 12 dành riêng để nói lại cho đúng hai điều đang bị trích sai phổ biến trong giới đào tạo. Chúng tôi cho rằng người đọc là chủ doanh nghiệp xứng đáng được nhận thông tin ở mức chính xác đó.
Đi thẳng tới chỗ đang đau
Dùng cuốn này thế nào
Đây không phải sách để đọc từ đầu tới cuối. Đây là cẩm nang để tra.
Nó được xếp theo đúng trình tự anh chị đi qua trong thực tế. Nhìn ra vấn đề, chuẩn bị, đứng nói, rồi chọn đúng luật chơi cho từng nơi.
Ba lối vào
| Nếu tình cảnh của anh chị là… | Đọc thẳng vào |
|---|---|
| Tuần sau tôi có một buổi nói quan trọng | Chương 3 → 4 → 5 → 6. Bốn chương, hai giờ. |
| Tôi sợ nhất là bị hỏi ngược trước mặt nhân viên | Chương 10. Rồi quay lại chương 7. |
| Tôi họp là chính, ít khi lên sân khấu | Chương 11 trước, rồi chương 4 và chương 2. |
| Tôi phải đứng lớp đào tạo nội bộ | Chương 11 phần sân ba, rồi chương 8 và 9. |
| Tôi muốn hiểu vì sao mình nói mà không ai làm | Chương 2 và chương 4. |
Nếu chỉ có hai giờ
Đọc bốn chương này, theo đúng thứ tự. Chương 4 (chốt một câu) · Chương 3 (đọc người nghe) · Chương 6 (sáu mươi giây đầu) · Chương 10 (khi bị hỏi khó).
Bốn chương này chiếm phần lớn kết quả của một buổi nói. Bốn kỹ năng đầu tiên chiếm khoảng bảy phần mười kết quả. Bốn kỹ năng sau — kể cả slide và cử chỉ — chia nhau phần còn lại.
Mỗi chương có gì
Một cảnh để anh chị nhận ra tình huống. Phần vì sao, ngắn. Phần làm thế nào, dài hơn, có bảng và mẫu câu chép ra dùng được. Ba mẹo nghề. Và một bài tập có ô điền tay ở cuối.
Bài tập là phần quan trọng nhất. Đọc mà không làm bài tập thì cuốn sách này chỉ là một cuốn sách nữa trên kệ.
Tám biểu mẫu ở Phụ lục A là bản trắng. Photo ra, dùng lại nhiều lần, mỗi lần một buổi nói.
Lời nói đầu
Có một chuyện mà gần như không chủ doanh nghiệp nào nói ra.
Họ ngồi đàm phán được những hợp đồng lớn. Họ ra quyết định ảnh hưởng tới hàng trăm con người. Họ chịu được áp lực mà phần lớn người khác không chịu nổi.
Rồi họ mất ngủ hai đêm vì phải nói mười phút trước nhân viên của chính mình.
Và họ thấy xấu hổ về chuyện đó. Nên họ không kể với ai.
Chúng tôi viết cuốn này sau nhiều năm ngồi nghe những chuyện như vậy. Trong lớp học. Trong quán cà phê sau buổi đào tạo. Trong những cuộc gọi lúc mười một giờ đêm trước một buổi nói lớn.
Có ba điều chúng tôi học được từ những cuộc trò chuyện đó.
Một. Vấn đề gần như không bao giờ nằm ở tính cách. Nó nằm ở kỹ thuật. Mà kỹ thuật thì học được, và học nhanh hơn người ta tưởng.
Hai. Phần lớn thời gian luyện tập bị đổ vào nhầm chỗ. Người ta luyện dáng đứng, luyện giọng, làm lại slide. Trong khi vấn đề nằm ở chỗ khác: họ chưa biết mình muốn người nghe làm gì sau buổi nói.
Ba. Doanh chủ không cần trở thành diễn giả. Họ cần một thứ khác hẳn: nói xong thì người ta làm. Đó là một mục tiêu dễ đạt hơn nhiều.
Cuốn sách này viết cho mục tiêu thứ ba.
Nó không dạy anh chị nói hay. Nó dạy anh chị nói được — và bắt đầu từ thứ Hai tuần sau.
Mỗi chương đều đứng độc lập. Anh chị mở đúng chương đang đau, làm bài tập ở cuối chương, rồi đóng sách lại và đi làm việc. Đó là cách cuốn sách này được thiết kế để dùng.
Chỗ anh chị đang đứng
Nhìn ra vấn đề thật trước khi sửa nhầm chỗ.
Năm nỗi sợ không ai thừa nhận
Người ta không sợ nói. Người ta sợ bị nhìn.
Một vị giám đốc ngồi trước mặt chúng tôi, tay xoay cốc cà phê.
Tuần trước anh ấy vừa chốt xong gói thầu bốn mươi tỷ. Ba tuần thương lượng, không chớp mắt.
Rồi anh ấy nói: “Thứ Hai tôi phải phát biểu mười phút trước công ty. Tôi mất ngủ hai đêm rồi.”
Chúng tôi hỏi anh ấy sợ điều gì. Anh ấy im một lúc.
“Tôi sợ tụi nó thấy tôi run.”
Năm nỗi sợ
Qua hàng trăm buổi đào tạo, chúng tôi hỏi cùng một câu với các chủ doanh nghiệp. Câu trả lời gần như luôn rơi vào năm chỗ.
Một — sợ bị lộ. Sợ người ta nhìn thấy mình run, và từ đó nhìn mình khác đi.
Hai — sợ quên bài. Sợ đang nói thì trắng đầu, và ba trăm con mắt vẫn ở đó.
Ba — sợ bị hỏi ngược. Sợ một câu hỏi mình không trả lời được, ngay trước mặt nhân viên.
Bốn — sợ nói xong không ai làm gì. Đây là nỗi sợ ít ai nói ra nhất, và đau nhất.
Năm — sợ bị so sánh. Với người nói trước mình. Với chính mình năm ngoái.
Năm nỗi sợ, nhưng quy về một gốc: sợ bị nhìn thấy đúng như mình đang là. Đàm phán thì anh chị ngồi ngang hàng, có bàn che, có hồ sơ trong tay. Đứng trên bục thì không có gì che cả.
Phần lớn doanh chủ cố giấu sự căng thẳng. Họ nói nhanh hơn, cười nhiều hơn, đi lại nhiều hơn. Khán giả không đọc được nội tâm ai — nhưng đọc được nhịp. Càng giấu càng lộ.
Khoảng cách giữa hai cột
Có một thứ an ủi được anh chị ngay bây giờ. Điều anh chị nghĩ trong đầu, và điều khán giả thực sự thấy, là hai chuyện rất khác nhau.
| Điều anh chị nghĩ trong đầu | Điều khán giả thực sự thấy |
|---|---|
| “Tay tôi đang run.” | Không ai ngồi dưới nhìn tay anh chị. |
| “Tôi vừa vấp một câu.” | Họ nghe câu tiếp theo, không nghe câu vừa rồi. |
| “Tôi nói dở quá.” | Họ đang bận nghĩ điều anh chị vừa nói liên quan gì tới họ. |
| “Cả phòng đang chán.” | Mặt người lớn khi tập trung trông giống mặt đang chán. |
| “Họ biết tôi đang sợ.” | Họ chỉ nghe nhịp nói. Nhịp thì sửa được. |
Khoảng cách giữa hai cột đầu chính là nỗi sợ. Nó không nằm ở ngoài kia. Nó nằm trong đầu anh chị.
Đêm trước buổi nói
Đêm trước một buổi nói lớn, gần như ai cũng làm ba việc. Mở lại slide, thêm chữ vào slide, và đọc thầm bài nói trong đầu.
Cả ba việc đều gần như vô ích. Slide là thứ dễ sửa nhất và ít ảnh hưởng nhất đến kết quả buổi nói. Còn đọc thầm trong đầu thì không rèn được gì — vì miệng anh chị chưa hề mở ra.
| Việc anh chị đang làm | Việc đáng làm thay vào đó |
|---|---|
| Sửa slide lần thứ chín | Nói to bài của mình một lần, có bấm giờ |
| Đọc thầm bài trong đầu | Nói thành tiếng trước gương, hoặc thu âm lại |
| Thêm số liệu cho chắc | Bỏ bớt một ý, giữ lại ý quan trọng nhất |
| Học thuộc từng câu | Học thuộc đúng câu đầu và câu cuối |
| Lo về phần hỏi đáp | Viết ra ba câu hỏi khó nhất, tập trả lời |
| Thức tới hai giờ sáng | Ngủ. Giọng mệt nghe ra ngay từ câu đầu tiên |
Hàn Phi Tử viết thiên Thuyết Nan để bàn về cái khó của việc thuyết phục. Theo ông, cái khó không nằm ở chỗ mình biết những gì. Nó nằm ở chỗ đọc được lòng người nghe để nói cho trúng. Điều này viết ra cách đây hơn hai nghìn ba trăm năm. Nó vẫn là chẩn đoán chính xác nhất cho phần lớn buổi nói thất bại hôm nay.
Churchill được xem là một trong những người nói mạnh nhất thế kỷ hai mươi. Ông cũng là người chuẩn bị kỹ nhất.
Ông viết tay bài nói của mình. Ông luyện thành tiếng nhiều lần trước khi lên bục. Bản ghi chú của ông được trình bày theo lối xuống dòng ngắn như thơ. Để mắt bắt được nhịp ngắt hơi, chứ không phải để đọc.
Người ta nhớ ông vì những câu ngắn đanh thép. Ít ai nhớ rằng những câu đó được viết đi viết lại nhiều lần.
- Trước khi lên bục, thở ra dài hơn hít vào. Hít bốn nhịp, thở ra tám nhịp, làm ba lần. Nhịp thở kéo nhịp tim xuống theo.
- Nếu tay run, cầm một thứ có trọng lượng — cây bút, cái điều khiển. Tay có việc thì hết run.
- Đừng nói “Tôi hơi hồi hộp” ở câu mở đầu. Khán giả chưa nhận ra, cho tới khi anh chị nói ra.
Đêm trước buổi nói, thứ đáng sửa không nằm trong máy tính.
Vì sao càng giỏi càng nói dở
Biết quá rõ một thứ là cách chắc chắn nhất để không giải thích được nó.
Họp chiến lược quý. Một giám đốc kỹ thuật trình bày mười tám phút.
Trình bày mạch lạc. Đủ số liệu. Không vấp câu nào.
Xong, cả phòng gật đầu.
Hai tuần sau, không ai làm gì cả. Không phải vì họ lười.
Vì không ai hiểu anh chị vừa muốn họ làm gì.
Lời nguyền tri thức
Chip và Dan Heath gọi hiện tượng này là lời nguyền tri thức. Nói nôm na: khi anh chị biết quá rõ một thứ, anh chị quên mất cảm giác chưa biết nó.
Anh chị đã sống với vấn đề đó ba năm. Người nghe mới gặp nó ba phút.
Và lời nguyền này càng nặng khi anh chị càng giỏi. Đó là lý do người giỏi nhất phòng thường là người trình bày khó hiểu nhất phòng.
Tin tốt nằm ở chỗ này: đây là lỗi kỹ thuật, không phải lỗi con người anh chị. Lỗi kỹ thuật thì sửa được, và sửa nhanh.
Anh chị đang nói ở bậc mấy
Mọi câu nói đều nằm ở một trong bốn bậc trừu tượng.
Bốn bậc. Anh chị càng giỏi, anh chị càng nói tự nhiên ở bậc trên. Người nghe luôn đứng ở bậc dưới.
Nhìn kỹ bốn ví dụ trong hình. Cả bốn câu nói về cùng một chuyện. Chỉ câu ở bậc một là làm người nghe thấy được cái gì đó.
“Chúng ta cần nâng tầm vận hành” — người nghe gật, rồi về chỗ ngồi và không biết làm gì. “Tháng trước xưởng hai hỏng mười bốn lô hàng” — người nghe thấy ngay vấn đề, và bắt đầu tự nghĩ cách.
Nhiều người nói ở bậc bốn vì sợ nói cụ thể là hạ thấp người nghe. Thực tế ngược lại. Nói trừu tượng làm người nghe phải tự dịch — và mỗi người dịch ra một nghĩa khác nhau. Đó là lý do cả phòng gật đầu mà không ai làm gì.
Ba phép hạ bậc
Phép một — thay khái niệm bằng một cảnh. Thay vì “chất lượng dịch vụ đang giảm”, hãy nói “thứ Ba tuần rồi, một khách chờ máy hai mươi hai phút rồi cúp.”
Phép hai — thay tính từ bằng con số đếm được. Thay vì “doanh số giảm đáng kể”, hãy nói “giảm từ chín trăm xuống sáu trăm hợp đồng.”
Phép ba — thay “chúng ta cần” bằng một cái tên và một mốc thời gian. Thay vì “chúng ta cần cải thiện quy trình”, hãy nói “sáng thứ Hai, anh Nam gửi tôi danh sách ba điểm nghẽn.”
Ba phép này áp dụng được ngay trong cuộc họp tiếp theo của anh chị. Không cần luyện tập gì cả.
- Sau khi soạn xong bài, đọc lại và khoanh mọi tính từ. Mỗi tính từ đổi được thành một con số là bài nói mạnh thêm một bậc.
- Thử kể bài nói của anh chị cho một người ngoài ngành nghe trong ba phút. Chỗ nào họ hỏi lại là chỗ anh chị đang nói ở bậc quá cao.
- Quy tắc một cảnh: mỗi ý chính phải có ít nhất một cảnh cụ thể đi kèm — có người, có thời gian, có chỗ.
Lấy ba câu anh chị hay nói trong họp. Viết lại ở bậc một.
Anh chị không cần nói ít đi. Anh chị cần nói cụ thể hơn.
Bốn việc làm trước khi nói
Bài nói được quyết định phần lớn ở bàn làm việc, không phải trên bục.
Bốn ô phải điền trước khi soạn một chữ
Soạn bài trước khi biết nói với ai, là gói quà trước khi biết tặng ai.
Cùng một bài về chuyển đổi số, cùng một người nói, cách nhau hai ngày.
Sáng thứ Ba, nói trước hội đồng quản trị. Họ gật, họ hỏi thêm, họ duyệt ngân sách.
Chiều thứ Năm, nói trước các tổ trưởng sản xuất. Im lặng. Tay khoanh trước ngực.
Nội dung không sai chỗ nào. Người nghe khác.
Điều họ nói ra và điều họ giấu
Hội đồng quản trị nghe “chuyển đổi số” và nghĩ tới lợi nhuận.
Tổ trưởng sản xuất nghe cùng một cụm từ và nghĩ tới một chuyện khác hẳn: rồi tôi có còn việc không.
Không ai giơ tay hỏi câu đó. Nhưng cả phòng đang nghĩ về nó, và không nghe gì thêm nữa.
Cialdini gọi khoảnh khắc trước khi anh chị mở miệng là tiền thuyết phục. Luận điểm của ông sắc hơn ta tưởng: khoảnh khắc trước khi anh chị nói quan trọng hơn điều anh chị nói ra. Nếu trong đầu họ đang có một câu hỏi chưa được trả lời, mọi câu của anh chị đều rơi vào đó.
Bốn ô
Trước khi mở máy tính ra soạn, điền bốn ô này. Mười lăm phút. Đây là mười lăm phút có giá trị nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị.
Bốn ô chân dung khán giả. Bản trắng để photo nằm ở Phụ lục A1.
Ô số bốn là ô khó nhất, và cũng là ô cứu cả bài nói. Nếu anh chị không viết được một việc cụ thể vào đó, nghĩa là anh chị chưa biết mình nói để làm gì.
Phần lớn người soạn bài từ câu hỏi “tôi muốn nói gì”. Câu hỏi đúng là “họ cần nghe gì để làm được việc kia”. Hai câu hỏi này cho ra hai bài nói khác hẳn nhau.
Ba câu hỏi tìm ra điều họ lo
Ô số hai — điều họ lo — là ô khó điền nhất, vì anh chị phải đoán. Đừng đoán. Hỏi trước.
Gọi cho hai hoặc ba người sẽ ngồi dưới. Hỏi ba câu này, mỗi câu một phút:
“Nghe tới chủ đề này, điều đầu tiên anh nghĩ tới là gì?”
“Nếu tôi nói xong mà không giải quyết được chuyện gì, anh sẽ thấy phí thời gian nhất?”
“Có chuyện gì đang xảy ra ở bộ phận anh mà tôi nên biết trước không?”
Ba cuộc gọi năm phút. Đổi lại, anh chị biết chính xác phải mở bài bằng gì. Đây là việc ít người làm nhất, và cũng là việc tạo khác biệt lớn nhất.
- Nếu không gọi được ai, hỏi người quản lý gần nhất với nhóm đó. Họ biết cả những chuyện không có trong báo cáo.
- Đến sớm mười lăm phút và đứng nói chuyện ở cửa. Ba câu chuyện phiếm ở cửa đáng giá hơn ba trang tài liệu.
- Nhắc lại đúng một chi tiết anh chị nghe được từ họ, ngay trong bài nói. Cả phòng sẽ biết anh chị có chuẩn bị cho riêng họ.
Đọc người trước. Soạn lời sau.
Một câu duy nhất
Nói ba ý thì người ta nhớ không ý nào.
Chúng tôi hỏi một chủ doanh nghiệp vừa nói xong bốn mươi phút trước công ty:
“Ngày mai anh gặp một nhân viên ở thang máy. Họ chỉ nhớ đúng một câu từ hôm nay. Anh muốn đó là câu nào?”
Anh ấy nghĩ mất gần một phút.
Rồi anh ấy nói: “Ừ nhỉ. Tôi nói bốn mươi phút mà không có câu nào như thế.”
Vì sao phải là một câu
Người nghe không mang về bài nói của anh chị. Họ mang về một câu, hoặc không mang về gì cả.
Đây không phải chuyện họ kém tập trung. Đây là cách trí nhớ hoạt động. Sau bốn mươi tám tiếng, thứ còn lại của một buổi nói là một mẩu — thường là một câu, hoặc một hình ảnh.
Vậy nên việc của anh chị không phải là truyền đạt hết mọi thứ anh chị biết. Việc của anh chị là chọn trước cái mẩu đó sẽ là gì.
Nếu anh chị không chọn, người nghe sẽ tự chọn hộ anh chị. Và họ thường chọn nhầm.
Một câu tốt trông như thế nào
Một câu tốt có bốn đặc điểm. Thiếu một cái là câu đó chưa dùng được.
| Đặc điểm | Câu chưa được | Câu đã được |
|---|---|---|
| Ngắn — dưới 15 từ | “Chúng ta cần tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng trong giai đoạn tới.” | “Năm nay ta giữ khách, không chạy theo khách mới.” |
| Cụ thể — hình dung được | “Đổi mới tư duy làm việc.” | “Mỗi khiếu nại phải có người gọi lại trong hai giờ.” |
| Có sức căng — loại bỏ một lựa chọn khác | “Chúng ta cùng cố gắng.” | “Ta thà mất một đơn hàng, hơn mất một khách quen.” |
| Nói ra được trong một hơi | Câu ba dòng, có hai dấu phẩy và một dấu chấm phẩy. | Câu đọc hết không cần lấy hơi giữa chừng. |
Đặc điểm thứ ba là đặc điểm hay bị bỏ qua nhất. Một câu không loại bỏ gì cả thì không có sức nặng. “Chúng ta cùng cố gắng” — ai mà chẳng đồng ý. Chính vì ai cũng đồng ý nên không ai nhớ.
Nhiều người chốt câu này ở cuối, sau khi đã soạn xong bài. Làm ngược lại. Chốt câu trước, rồi mọi nội dung khác chỉ có một nhiệm vụ: làm cho câu đó đứng vững. Ý nào không phục vụ câu đó thì bỏ ra.
Đặt nó ở đâu trong bài
Ba chỗ. Không hơn.
Lần một — trong sáu mươi giây đầu, để họ biết bài này nói về cái gì.
Lần hai — ở giữa bài, ngay sau bằng chứng mạnh nhất của anh chị.
Lần ba — câu áp chót. Nói xong, im ba giây, rồi mới cảm ơn.
Nhắc ba lần thì người ta nhớ. Nhắc bảy lần thì người ta thấy anh chị đang nhồi.
Trong Made to Stick, Chip và Dan Heath đặt chữ Simple ở vị trí đầu tiên. Đó là một trong sáu trụ của thông điệp dính lại được. “Simple” ở đây không có nghĩa là đơn giản hoá, mà là tìm ra cái lõi và bỏ hết phần còn lại. Họ gọi đó là việc khó nhất, chứ không phải việc dễ nhất.
Jim Rohn là người thầy của cả một thế hệ diễn giả Mỹ, trong đó có Tony Robbins. Ông được Hiệp hội Diễn giả Quốc gia trao giải CPAE năm 1985.
Điều đáng học ở Rohn không phải nội dung. Là cách đóng gói.
Ông nói bằng câu ngắn. Ông dùng ẩn dụ từ đời sống nông thôn, thứ ai cũng hình dung được. Và ông để khoảng lặng sau mỗi câu quan trọng — đủ dài để câu đó kịp rơi xuống.
Một buổi nói của Rohn có thể rút gọn thành năm hoặc sáu câu. Đó là chủ ý, không phải hạn chế.
- Thử viết câu của anh chị vào ô nhắn tin. Nếu phải cuộn xuống mới đọc hết, câu đó còn dài.
- Đọc câu đó cho vợ hoặc chồng nghe. Nếu họ hỏi “ý anh là sao”, viết lại.
- Câu hay nhất thường xuất hiện lúc anh chị đang giải thích cho ai đó, chứ không phải lúc ngồi trước máy tính. Ghi lại ngay khi nó bật ra.
Viết ba phiên bản. Đừng dừng ở phiên bản đầu tiên.
Khoanh tròn phiên bản dùng được nhất. Kiểm lại bốn đặc điểm:
Nếu họ chỉ nhớ một câu, anh chị muốn đó là câu nào?
Đường cong — năm điểm neo
Người ta nhớ độ chênh, không nhớ nội dung.
Một CEO trình bày kế hoạch năm. Mạch lạc. Đủ số liệu. Ba mươi phút không vấp một câu.
Slide đi theo trình tự quý một, quý hai, quý ba, quý bốn.
Cuối buổi, một trưởng phòng nói nhỏ với chúng tôi:
“Nghe xong em không biết mình phải khác đi ở chỗ nào.”
Vì sao bài nói phẳng
Bài nói phẳng không phải bài nói dở. Nó chỉ là bài nói không ai nhớ.
Nó phẳng vì được sắp theo trình tự thời gian, hoặc theo trình tự phòng ban. Đó là logic của người soạn. Nó tiện cho anh chị, không tiện cho người nghe.
Người nghe không đi theo trình tự. Họ đi theo độ chênh — khoảng cách giữa cái đang là và cái có thể thành.
Nancy Duarte, trong Resonate, gọi hình dạng này là Sparkline. Bài nói mạnh không đi thẳng. Nó dao động, liên tục, giữa hai trạng thái đó — và mỗi lần dao động, khoảng cách lại rộng thêm một chút.
Năm điểm neo
Anh chị không cần vẽ cả đường cong. Anh chị chỉ cần đặt đúng năm điểm.
Khung 15 phút. Bài dài hơn thì giãn điểm 3 và 4, giữ nguyên điểm 1, 2, 5.
Điểm hai là điểm quyết định. Phần lớn doanh chủ nhảy thẳng từ điểm một sang điểm ba — từ hiện trạng sang giải pháp. Vì họ đã sống với vết đau đó lâu rồi, và nghĩ ai cũng thấy.
Người nghe chưa thấy. Không thấy vết đau thì không thấy cần cửa ra.
Trình bày theo trình tự quý một, quý hai, quý ba. Hoặc theo trình tự phòng ban. Cấu trúc này an toàn cho người nói và mệt cho người nghe — vì không có chỗ nào để bám vào.
Cách vẽ trong mười phút
Lấy một tờ giấy trắng, gạch một đường ngang giữa trang. Trên là có thể thành, dưới là đang là.
Viết năm điểm neo lên đó, mỗi điểm một cụm từ ngắn. Chưa viết câu, chưa mở máy tính.
Nhìn hình vẽ. Nếu nó gần như một đường thẳng, bài nói của anh chị sẽ phẳng. Sửa ngay lúc này, trên tờ giấy — rẻ hơn sửa sau khi đã làm bốn mươi slide.
Duarte làm nghề thiết kế bài thuyết trình cho các lãnh đạo doanh nghiệp lớn. Một hôm bà thử một việc lạ: lấy những bài nói đã đi vào lịch sử, vẽ chúng thành đồ thị.
Bà làm với bài I Have a Dream của Martin Luther King. Rồi với bài nói của Steve Jobs. Cả hai hiện ra cùng một hình dạng: dao động, liên tục, giữa cái đang là và cái có thể thành.
Điều đáng chú ý là hai người này không hề học chung một trường phái nào. Họ tới cùng một hình dạng vì đó là cách người nghe được dẫn đi.
- Vẽ đường cong trên giấy trước, luôn luôn. Mở PowerPoint ra trước là tự trói mình vào trình tự của phần mềm.
- Điểm 2 phải có một con người trong đó. “Chi phí tăng 12%” là số. “Anh Hùng phải gọi lại cho khách bốn lần trong một buổi sáng” là vết đau.
- Nếu bài nói bị cắt còn một nửa thời gian, bỏ điểm 4 trước. Đừng bao giờ bỏ điểm 2.
Không thấy vết đau thì không thấy cần cửa ra.
Sáu mươi giây đầu tiên
Người nghe quyết định có nghe hay không, trước khi anh chị nói xong câu thứ ba.
Thử đếm trong mười hội thảo gần nhất anh chị dự.
Chín người mở bằng: “Kính thưa quý vị, hôm nay tôi rất vinh dự được có mặt ở đây…”
Sáu mươi giây quý nhất của cả bài nói, dùng để nói một câu không ai nhớ.
Và cũng là sáu mươi giây mà khán phòng quyết định có cất điện thoại đi hay không.
Uy tín được trao sau, không phải trước
Phần lớn người nói dùng phút đầu để giới thiệu mình: tên, chức vụ, kinh nghiệm, đôi khi cả danh sách giải thưởng.
Việc này đi ngược lại cách người nghe hoạt động.
Người nghe không trao sự chú ý vì anh chị có chức vụ. Họ trao vì anh chị vừa nói ra một điều khiến họ thấy: người này có thứ mình cần.
Uy tín được trao sau khi anh chị chứng minh có gì đáng nghe. Giới thiệu bản thân để người dẫn chương trình làm, hoặc để cuối bài.
Bốn kiểu mở dùng được ngay
Bốn kiểu. Chọn một, không trộn hai kiểu vào cùng một mở bài.
Mẫu câu điền vào chỗ trống
Chép ra, điền vào, dùng thẳng.
| Kiểu | Mẫu câu |
|---|---|
| Cảnh | “(Thời gian cụ thể), tại (nơi chốn), (tên người) đang (làm gì). Rồi (chuyện xảy ra).” → “Tám giờ tối thứ Sáu, xưởng hai còn sáng đèn. Anh Hùng gọi cho khách lần thứ tư trong ngày.” |
| Câu hỏi | “Bao nhiêu người ở đây từng (một trải nghiệm chung, hơi khó thừa nhận)?” → “Bao nhiêu người ở đây từng ký một hợp đồng mà trong lòng không muốn ký?” |
| Con số | “(Con số). Đó là (nó đại diện cho cái gì, của chính họ).” → “Mười bốn. Đó là số lô hàng chúng ta phải trả lại trong tháng rồi.” |
| Đối nghịch | “Chúng ta vẫn nghĩ (điều họ tin). Tôi cho rằng (điều ngược lại). Và đây là lý do.” → “Chúng ta không thiếu khách. Chúng ta thiếu lý do để khách quay lại.” |
Ba câu mở phải bỏ.
Một — “Kính thưa quý vị, hôm nay tôi rất vinh dự…”
Hai — “Trước khi bắt đầu, cho phép tôi giới thiệu đôi nét về bản thân…”
Ba — “Do thời gian có hạn nên tôi xin đi nhanh…”
Cả ba đều nói với người nghe cùng một điều: phần sắp tới không quan trọng lắm.
Các bài keynote của Jobs được dựng theo cấu trúc ba hồi, giống một vở kịch. Và ông gần như không bao giờ mở đầu bằng việc nói về mình.
Ông vào thẳng: hôm nay có gì, và vì sao nó khác.
Hai thủ pháp lặp lại trong hầu hết các bài của ông. Một là nhóm mọi thứ thành ba: ba sản phẩm, ba lý do, ba điều. Hai là giữ lại một thứ cho phần cuối — câu “one more thing”.
Cả hai thủ pháp đều không phải sáng tạo mới. Chúng có trong sách hùng biện La Mã. Jobs chỉ dùng chúng kỷ luật hơn người khác.
- Học thuộc đúng một câu trong cả bài nói: câu đầu tiên. Qua được câu đó thì nhịp tim xuống, và phần còn lại tự chạy.
- Đừng vừa bước lên vừa nói. Đứng yên, nhìn hết một lượt phòng, im hai giây. Hai giây đó làm cả phòng ngẩng lên.
- Nếu người dẫn chương trình đã giới thiệu anh chị, đừng giới thiệu lại. Nói lời cảm ơn ngắn rồi vào thẳng câu mở.
Viết ra, đúng ba câu:
Bấm giờ và nói to ba câu này. Mất bao lâu? _______ giây. Nếu quá 60 giây, cắt bớt chữ, đừng nói nhanh hơn.
Đừng xin phép được nói. Hãy làm cho người ta muốn nghe.
Bốn việc làm khi đang nói
Bốn thứ điều chỉnh được ngay tại chỗ đứng.
Đứng thế nào để cả phòng dừng lại
Có người nói to mà không ai nghe. Có người nói khẽ mà cả phòng im.
Ba người nói liên tiếp trong cùng một hội thảo.
Người thứ nhất nhìn xuống sàn, nói nhanh cho xong. Phòng lục đục.
Người thứ hai gào lên, tay vung rộng. Phòng vỗ tay, rồi lại cúi xuống điện thoại.
Người thứ ba chỉ nhìn thẳng và nói bình thường.
Cả phòng dừng bấm điện thoại.
Ba vòng năng lượng
Patsy Rodenburg huấn luyện giọng cho diễn viên tại Royal National Theatre ở Anh. Bà mô tả ba trạng thái năng lượng của một người khi đứng trước người khác.
Vòng một là năng lượng thu vào trong. Anh chị thu mình lại, nói cho xong, mắt tìm chỗ nào đó để nhìn. Nó an toàn. Và không ai chạm tới anh chị được.
Vòng ba là năng lượng phóng ra bao trùm. Nói to, tay vung rộng, năng lượng ném khắp phòng. Trông thì hoành tráng. Nhưng nó phóng qua đầu người nghe, không dừng lại ở ai cả.
Vòng hai là kết nối trực tiếp. Anh chị nhìn thẳng một người và nói vừa đủ tới người đó. Rồi chuyển sang người tiếp theo.
Đây là chỗ mọi thứ xảy ra. Người nghe cảm thấy đang được nói với, chứ không phải đang bị nói vào.
Nhiều doanh chủ tưởng Vòng ba là “chuyên nghiệp”. Nên khi căng thẳng, họ nhảy thẳng từ Vòng một sang Vòng ba — thu mình, rồi bỗng gào lên. Họ bỏ qua Vòng hai, và mất người nghe ở đúng chỗ đó.
Tự chẩn đoán trong ba mươi giây
| Nếu anh chị đang… | Anh chị đang ở |
|---|---|
| Nhìn slide nhiều hơn nhìn người · nói nhanh dần · tay bám vào bục | VÒNG 1 |
| Nói to đều từ đầu tới cuối · đi lại liên tục · tay vung rộng quá vai | VÒNG 3 |
| Nhìn một người trọn một câu · có ngắt nghỉ · có lúc nói khẽ hơn | VÒNG 2 |
Không ai ở nguyên một vòng suốt buổi. Bình thường anh chị sẽ trôi ra Vòng một khi lo lắng, và trôi ra Vòng ba khi hưng phấn. Việc cần làm là nhận ra, rồi quay lại.
Bốn thao tác quay lại Vòng hai
Bốn thao tác này làm được ngay tại chỗ đứng. Không ai nhìn thấy anh chị đang làm.
Một — chọn một người. Không nhìn cả phòng. Nhìn một người, nói trọn một câu với người đó, rồi mới chuyển. Một câu, một người.
Hai — dồn trọng lượng xuống hai bàn chân. Đứng hai chân rộng bằng vai, cảm nhận sàn dưới gót chân. Người trôi thì giọng cũng trôi.
Ba — thở ra trước khi nói. Đừng hít vào rồi nói ngay. Thở ra hết, để hơi tự vào, rồi nói.
Bốn — hạ tốc độ xuống một nấc. Ở Vòng ba, tốc độ luôn cao hơn anh chị nghĩ. Chậm lại là quay về được ngay.
Ba tư thế đủ dùng
| Tư thế | Dùng khi nào | Điều cần tránh |
|---|---|---|
| Đứng neo Hai chân bằng vai, tay thả tự nhiên hoặc chắp nhẹ trước bụng | Khi nói ý quan trọng. Khi trả lời câu hỏi khó. | Khoá gối. Đứng lâu sẽ tê và mất thăng bằng. |
| Bước có chủ ý Đi ba tới năm bước rồi dừng hẳn | Khi chuyển sang ý mới. Bước chân là dấu chấm câu. | Đi lại liên tục. Nó làm mắt người nghe mỏi. |
| Tiến một bước Bước tới nửa bước về phía khán giả | Ngay trước câu quan trọng nhất của bài. | Dùng nhiều lần. Nó chỉ mạnh khi hiếm. |
Rodenburg dạy giọng cho các diễn viên sân khấu kịch chuyên nghiệp. Những người phải được nghe rõ ở hàng ghế cuối, tám buổi một tuần, không micro.
Điều bà quan tâm không phải âm lượng. Là sự hiện diện.
Bà mô tả Vòng hai như trạng thái con người vốn có trong những khoảnh khắc quan trọng nhất của đời mình. Lúc nói một điều thật với một người thật. Không ai phải học trạng thái đó.
Việc của người huấn luyện chỉ là gỡ bỏ những thứ đã che nó đi.
- Trước khi lên bục, đứng yên và đếm ba nhịp thở. Ba nhịp đó đưa anh chị về Vòng hai trước cả khi mở miệng.
- Khi thấy mình bắt đầu nói nhanh, dừng lại và uống một ngụm nước. Ngụm nước là cái cớ hợp lý để lấy lại nhịp.
- Chọn sẵn ba người ngồi ở ba góc phòng. Luân phiên nhìn ba người đó. Cả phòng sẽ thấy anh chị đang nhìn khắp nơi.
Đứng lên. Chọn một vật trong phòng, đặt ngang tầm mắt, coi như một người nghe.
Hiện diện không phải nói to. Hiện diện là ở đúng đây, với đúng người này.
Giọng — ba thứ sửa được trong một tuần
Người ta nghe giọng anh chị trước khi hiểu lời anh chị.
Bài tập chúng tôi hay giao đầu khoá: thu âm chính mình nói mười phút, rồi nghe lại.
Gần như ai cũng có cùng một phản ứng đầu tiên.
“Sao tôi nói nhanh thế.”
Đó không phải ảo giác. Khi căng thẳng, tốc độ nói tăng lên mà bản thân người nói không nghe ra.
Sáu tham số, sửa ba cái trước
Julian Treasure liệt kê sáu thứ trong giọng nói mà ta điều chỉnh được. Tốc độ, ngắt nghỉ, âm lượng, cao độ, âm sắc và độ vang.
Sáu thứ, nhưng với doanh chủ thì ba thứ đầu chiếm gần hết vấn đề. Ba thứ còn lại cần huấn luyện dài hơi và trả lại ít hơn.
Một — tốc độ
Đây là lỗi phổ biến nhất, và cũng dễ sửa nhất.
Người nói nhanh không phải vì nghĩ nhanh. Là vì muốn kết thúc sớm. Cơ thể đang tìm đường thoát khỏi tình huống, và nó kéo cái miệng đi theo.
Cách sửa không phải là cố nói chậm lại. Cách sửa là thêm chỗ dừng. Tốc độ sẽ tự chậm theo.
Hai — ngắt nghỉ
Sau mỗi ý quan trọng, im ba giây.
Ba giây nghe rất dài khi anh chị đang đứng trên bục. Với người nghe, nó vừa đủ để câu vừa rồi kịp rơi xuống.
Khoảng lặng còn làm một việc nữa: nó nói với cả phòng rằng anh chị không sợ. Người đang sợ thì lấp mọi khoảng trống bằng tiếng.
Ba — âm lượng
Không phải nói to. Là nói đủ tới hàng ghế cuối.
Cách kiểm: trước buổi nói, đi xuống hàng ghế cuối và nhìn về phía bục. Ghi nhớ khoảng cách đó. Khi nói, nhắm tới hàng ghế ấy, không nhắm tới micro.
Và một điều ngược đời: hạ âm lượng xuống ở câu quan trọng nhất thì cả phòng sẽ nghiêng về phía trước. Nói to liên tục thì không còn gì để nhấn.
Nhiều người cố ép giọng trầm xuống cho “có uy”. Giọng ép luôn nghe ra được. Nó tốn hơi gấp đôi, và tới phút thứ ba mươi thì cổ họng bắt đầu khản. Giọng thật của anh chị, nói đúng tốc độ, luôn mạnh hơn giọng giả.
Năm bài tập, mỗi bài dưới ba phút
| Bài tập | Cách làm | Sửa được |
|---|---|---|
| Thở bụng | Nằm ngửa, đặt quyển sách lên bụng. Hít cho sách nâng lên, thở cho sách hạ xuống. 20 nhịp. | Hơi ngắn, giọng run |
| Đọc chậm nửa tốc độ | Đọc to một đoạn báo, chậm bằng nửa bình thường. 2 phút. | Nói nhanh |
| Đếm có ngắt | Đếm từ 1 đến 20, sau mỗi số im đúng 2 giây. Đếm thật, đừng đoán. | Sợ khoảng lặng |
| Ngậm bút chì | Ngậm ngang cây bút, đọc to một đoạn. Bỏ bút ra, đọc lại. 1 phút. | Nói líu, nuốt chữ |
| Thu và nghe lại | Thu 3 phút bằng điện thoại. Nghe lại, đếm số lần nói “ừm”, “à”. | Tất cả các lỗi trên |
Làm bài số 5 vào ngày đầu và ngày cuối tuần. Chênh lệch chính là kết quả của anh chị.
Giữ giọng qua một buổi ba tiếng
Uống nước ấm, từng ngụm nhỏ, đều đặn. Nước đá làm dây thanh co lại.
Đừng hắng giọng. Nó làm hai dây thanh đập vào nhau. Thay bằng một ngụm nước hoặc một cái nuốt.
Cứ bốn mươi phút thì để người nghe nói một lần. Vừa tốt cho lớp, vừa cho giọng anh chị nghỉ.
Treasure nghiên cứu về âm thanh và cách con người lắng nghe. Bài nói của ông về giọng trên diễn đàn TED năm 2013 thuộc nhóm được xem nhiều nhất trong chủ đề này.
Điều đáng chú ý: ông đặt bốn nền tảng trước cả kỹ thuật giọng. Trung thực, đúng là mình, nhất quán, và thiện chí với người nghe.
Thứ tự này có lý do. Kỹ thuật giọng làm cho lời nói dễ nghe hơn. Nó không làm cho một điều không thật nghe thành thật.
- Trước khi lên bục, ngáp thật to một cái ở chỗ không ai thấy. Ngáp mở cổ họng tốt hơn mọi bài khởi động giọng.
- Đặt một dấu gạch chéo vào bản ghi chú ở mỗi chỗ cần im ba giây. Mắt thấy dấu thì miệng dừng.
- Nếu quên bài, đừng nói “à”, “ừm”. Im lặng. Khán giả đọc khoảng lặng là suy nghĩ, đọc tiếng ừm là bối rối.
Giọng không phải trời cho. Giọng là thứ được bảo dưỡng.
Chín mươi giây kể một câu chuyện
Số liệu làm người ta gật đầu. Câu chuyện làm người ta đứng dậy.
Cùng một thông điệp về an toàn lao động, hai cách nói.
Bản một: bảy dòng quy định, chiếu lên slide, đọc lại một lượt.
Bản hai: chín mươi giây kể về một người thợ tên Tâm, ca đêm, và một chiếc găng tay để quên trên bàn.
Ba tháng sau, cả xưởng vẫn nhắc tên Tâm. Không ai nhớ bảy dòng quy định.
Vì sao chuyện thắng số liệu
Số liệu đi vào phần trí óc lo việc đánh giá. Người nghe tiếp nhận nó bằng cách cân nhắc đúng sai, và giữ khoảng cách.
Câu chuyện thì không cho họ khoảng cách đó. Nghe một câu chuyện, người ta tự đặt mình vào.
Đây không phải chuyện huyền bí. Đó là cách trí óc xử lý thông tin có nhân vật, khác với thông tin không có nhân vật.
Vì sao câu chuyện có sức nặng hơn số liệu? Câu hỏi này đã được nghiên cứu ở cả tâm lý học lẫn khoa học thần kinh trong vài chục năm gần đây.
Hai hướng đáng chú ý. Paul Zak nghiên cứu mối liên hệ giữa câu chuyện có cấu trúc kịch tính và cảm giác đồng cảm ở người nghe. Uri Hasson, tại Đại học Princeton, quan sát hoạt động não của người nghe trong lúc có người đang kể chuyện.
Điểm chung của hai hướng này: câu chuyện kéo người nghe bước vào trong, thay vì để họ đứng ngoài đánh giá đúng sai.
Và điều quan trọng nhất với người đứng bục là giới hạn của nó. Đây là cơ chế được quan sát, không phải công thức bảo đảm. Một câu chuyện kể dở thì không kéo được ai vào đâu cả.
Năm nhịp
Năm nhịp trong chín mươi giây. Nhịp ba là chỗ câu chuyện bắt đầu có sức nặng.
Lỗi hay gặp nhất: doanh chủ kể chuyện thành công của chính mình. Người nghe không đồng cảm với thành tích. Họ đồng cảm với thất bại, với lúc bối rối, với lúc chưa biết phải làm sao. Kể chuyện của anh chị lúc anh chị chưa là ai — đó mới là câu chuyện họ nghe được.
Ba nguồn chuyện anh chị đã có sẵn
Một — lần anh chị sai và phải trả giá. Nguồn mạnh nhất, và ít người dám dùng nhất.
Hai — chuyện của một người trong công ty anh chị. Xin phép họ trước. Nêu tên thật nếu họ đồng ý — nó tăng sức nặng gấp đôi.
Ba — lần đầu tiên. Ngày đầu mở công ty. Hợp đồng đầu tiên. Lần đầu phải cho một người nghỉ. Cái “lần đầu” luôn có sẵn nhịp một và nhịp hai.
Ba câu hỏi để đào ra: Lần nào tôi đã suýt bỏ cuộc? · Ai đã nói với tôi một câu mà tới giờ tôi vẫn nhớ? · Chuyện gì làm tôi thay đổi cách làm việc?
Les Brown được biết tới như một trong những người kể chuyện có sức nặng nhất trên sân khấu diễn thuyết Mỹ.
Nghe ông nói, thứ đáng chú ý không phải câu chữ. Là nhịp.
Ông ngắt câu ở chỗ người khác không ngắt. Ông để một câu ngắn đứng một mình, rồi im lặng đủ lâu cho nó nặng xuống.
Cùng một câu chuyện: kể liền một mạch thì thành thông tin, kể có ngắt nghỉ đúng chỗ thì thành thứ người ta mang về.
- Bấm giờ khi tập. Chín mươi giây là chín mươi giây. Quá hai phút thì phòng bắt đầu trôi.
- Đừng mở đầu bằng “Tôi xin kể một câu chuyện”. Vào thẳng nhịp một. Báo trước làm mất hết bất ngờ.
- Một chi tiết cụ thể đáng giá hơn ba câu tả. “Chiếc găng tay để quên trên bàn” làm được việc mà cả đoạn văn không làm được.
Nói to, bấm giờ. Mất bao lâu? _______ giây. Nếu quá 90 giây, cắt ở nhịp 2. Đừng cắt nhịp 4.
Kể chuyện của anh chị lúc anh chị chưa là ai.
Khi bị hỏi khó
Người ta không nhớ anh chị trả lời gì. Người ta nhớ anh chị có bối rối không.
Họp toàn công ty. Người chủ doanh nghiệp vừa nói xong phần triển vọng năm tới.
Một nhân viên đứng lên:
“Anh nói công ty đang tốt. Vậy sao quý rồi cắt thưởng?”
Cả phòng im. Ba mươi giây tiếp theo quyết định cả năm sau đó.
Điều thật sự đang được đánh giá
Trong khoảnh khắc đó, người nghe không đánh giá câu trả lời của anh chị. Họ chưa kịp đánh giá nội dung.
Họ đang đọc một thứ khác. Anh chị có bối rối không, có né không, có coi người hỏi là kẻ gây rối không.
Nội dung câu trả lời chỉ chiếm một phần nhỏ. Cách anh chị nhận câu hỏi mới là phần lớn.
Đây cũng là tin tốt. Vì cách nhận câu hỏi thì có quy trình, và quy trình thì học được.
Bốn bước
Bốn bước, khoảng bốn mươi giây. Bước hai là bước cứu mạng.
Lỗi lớn nhất là trả lời ngay lập tức, để tỏ ra mình làm chủ tình hình. Tốc độ trả lời không phải bằng chứng của sự làm chủ. Người thật sự làm chủ thì dừng lại một nhịp, rồi mới nói.
Ba dạng câu hỏi khó
| Dạng | Dấu hiệu | Cách vào |
|---|---|---|
| Câu gài | Câu hỏi có một giả định sai được gói sẵn bên trong. | Tách phần đúng khỏi phần gài. Nhận phần đúng, nói lại phần gài cho chính xác, rồi trả lời. |
| Câu mình không biết | Hỏi số liệu, hỏi chi tiết mà anh chị chưa nắm. | Nói thẳng chưa có số. Hẹn mốc cụ thể. Ghi lại ngay trước mặt họ. |
| Câu công kích | Giọng gay gắt, có ý chỉ trích cá nhân. | Hạ giọng, chậm lại. Trả lời phần nội dung, bỏ qua phần giọng điệu. Đừng đáp trả. |
Câu “tôi không biết”
Nhiều người sợ câu này. Thực tế nó là câu tăng uy tín nhanh nhất, nếu nói đúng cách.
Nói sai: “Cái đó thì… nói chung là còn tuỳ, cũng có nhiều yếu tố…”
Nói đúng: “Tôi chưa có con số đó. Thứ Năm tôi gửi anh.” Rồi mở sổ ghi lại, ngay trước mặt họ. Và thứ Năm thì gửi thật.
Cả phòng vừa học được rằng khi anh chị nói một con số, đó là con số anh chị chắc chắn. Điều đó đáng giá hơn nhiều so với việc trả lời trôi chảy mọi câu hỏi.
Ngân hàng mẫu câu
| Tình huống | Câu dùng được |
|---|---|
| Cần thời gian nghĩ | “Câu này đáng để tôi trả lời cho đúng. Cho tôi một giây.” |
| Câu hỏi quá dài, nhiều ý | “Trong đó có ba ý. Tôi xin trả lời ý quan trọng nhất trước.” |
| Không nắm số liệu | “Tôi chưa có con số đó. Thứ Năm tôi gửi anh.” |
| Câu hỏi ngoài phạm vi | “Chuyện đó nằm ngoài phần hôm nay. Cuối buổi ta nói riêng được không?” |
| Bị chất vấn gay gắt | “Tôi hiểu vì sao anh bực. Nếu ở vị trí anh, tôi cũng hỏi vậy.” |
| Có người nói leo kéo dài | “Ý anh rõ rồi. Tôi muốn nghe thêm vài người nữa, rồi quay lại chỗ anh.” |
| Câu hỏi lặp lại | “Câu này liên quan tới điều anh Nam vừa hỏi. Tôi nói rõ thêm một chút.” |
| Không đồng ý với người hỏi | “Chỗ này tôi nghĩ khác anh. Lý do là thế này.” |
Chép tám câu này ra một mảnh giấy nhỏ, để trong ví. Bản trắng ở Phụ lục A8.
- Trước mỗi buổi nói, viết ra ba câu hỏi anh chị sợ nhất và tập trả lời to. Câu anh chị sợ nhất thường là câu sẽ được hỏi.
- Khi ai đó hỏi, bước một bước về phía họ thay vì lùi lại. Cơ thể nói trước miệng, và nó nói rằng anh chị không né.
- Nếu bị hỏi giữa lúc đang trình bày, nói: “Câu này tôi trả lời ở phút thứ mười.” Rồi phải nhớ trả lời thật.
Viết ra ba câu hỏi khó nhất có thể xuất hiện ở buổi nói tới.
Nói to cả ba câu trả lời. Câu nào dài quá 30 giây thì cắt.
Không biết thì nói không biết. Rồi nói khi nào sẽ biết.
Bốn cái sân, bốn luật chơi
Cùng một người nói, bốn cách nói khác nhau.
Bốn cái sân, bốn luật chơi
Sân khấu cho phép anh chị dẫn dắt. Phòng họp thì không.
Một trưởng phòng trình bày mười hai phút.
Người này dựng bối cảnh, nêu khó khăn, kể quá trình, và tới phút thứ mười một mới ra kết luận.
Một bài nói được dựng tốt — nếu đó là sân khấu.
Nhưng đây là phòng họp. Tới phút thứ tư, sếp đã mở điện thoại.
Bốn cái sân
Doanh chủ phải nói ở bốn nơi, và bốn nơi này có luật chơi khác hẳn nhau. Phần lớn người mang một cách nói duy nhất đi khắp bốn nơi.
Sân một — phòng họp
Luật: kết luận là câu đầu tiên.
Barbara Minto gọi cấu trúc này là kim tự tháp. Đỉnh là kết luận, dưới đỉnh là ba luận cứ, dưới mỗi luận cứ là dữ kiện.
Lý do đơn giản. Cấp trên nghe theo kiểu quét. Họ cần biết ngay nên chú ý hay không, và cần quyết định gì. Nếu kết luận nằm ở cuối, họ phải chờ — và họ không chờ.
Mẫu ba mươi giây đầu trong phòng họp:
“Tôi đề nghị dừng dòng sản phẩm B từ quý sau. Ba lý do: biên lợi nhuận âm, chiếm bốn mươi phần trăm nhân lực kho, và trùng khách với dòng A. Tôi xin đi vào từng lý do.”
Ba mươi giây. Sếp đã biết đây là chuyện gì, và có gì để quyết.
Về slide: giữ nguyên tắc một slide, một thông điệp. Một đề xuất nội bộ hiếm khi cần quá năm tới chín slide.
Sân hai — sân khấu
Luật: cảm xúc trước, lý sau.
Đây là chỗ dùng đường cong ở chương năm và câu chuyện ở chương chín. Người nghe không đến để lấy thông tin — họ đến để được dẫn đi một đoạn.
Ở sân này, một câu duy nhất quan trọng hơn mười luận cứ. Và khoảng lặng quan trọng hơn slide.
Sân ba — lớp đào tạo
Luật: cứ hai mươi phút, trả phòng lại cho người học.
Người lớn học theo một chu trình: làm thử, rút ra, khái quát, rồi áp dụng. Nếu anh chị chỉ nói, họ dừng ở bước một mà không bao giờ đi tiếp.
Lớp nguội không phải vì thiếu thông tin. Là vì họ ngồi im quá lâu.
| Phút | Việc của người dạy | Việc của người học |
|---|---|---|
| 0–15 | Đặt vấn đề bằng một cảnh. Nêu điều họ sẽ làm được. | Nghe |
| 15–20 | Đặt một câu hỏi, cho quay sang nói với người bên cạnh. | Nói |
| 20–40 | Dạy phần lõi. Một ý, một ví dụ, một bảng. | Nghe, ghi |
| 40–50 | Bài tập tại chỗ. Đi vòng quanh, không đứng trên bục. | Làm |
| 50–60 | Gọi hai người chia sẻ. Chốt lại bằng một câu. | Nghe nhau |
Một giờ. Buổi ba tiếng thì lặp lại khung này ba lần, đổi nội dung phần lõi.
Sân bốn — bàn gọi vốn
Luật: vấn đề — cách giải — con số. Rồi im lặng.
Người ngồi đối diện không nghe để được truyền cảm hứng. Họ nghe để tìm lỗ hổng. Đó là việc của họ, và nó không phải chuyện cá nhân.
Nên ở sân này: nói thẳng, không vòng, không tô. Rủi ro nào anh chị biết thì nói ra trước khi họ tìm ra. Người nói ra điểm yếu của mình trước là người được tin.
Và khi họ hỏi, quay lại bốn bước ở chương mười.
Robbins nổi tiếng với những sự kiện quy mô lớn, nơi ông giữ hàng nghìn người trong trạng thái tập trung cao suốt nhiều giờ.
Kỹ thuật nền của ông là quản trị trạng thái cơ thể. Cho người tham dự đứng lên, di chuyển, đổi tư thế. Dùng âm nhạc để đổi nhịp căn phòng.
Cần nói rõ một điều. Đây là kỹ thuật sân khấu, và nó hiệu quả ở quy mô đó. Nền lý thuyết mà tuyến này hay viện tới là NLP. Nó không có bằng chứng thực nghiệm vững, và không nên trình bày như khoa học thần kinh. Chương mười hai nói kỹ hơn về chỗ này.
Dùng kỹ thuật thì được. Bán nó như khoa học thì không.
- Trước mỗi buổi, tự hỏi một câu: đây là sân nào? Trả lời sai câu này thì mọi kỹ thuật còn lại đều dùng nhầm chỗ.
- Trong phòng họp, chuẩn bị sẵn một slide phụ lục cho mỗi luận cứ. Không chiếu, chỉ mở ra khi bị hỏi sâu. Nó tạo ấn tượng rất mạnh.
- Ở lớp đào tạo, đứng xuống ngang hàng người học ít nhất một lần mỗi giờ. Khoảng cách vật lý đổi thì không khí lớp đổi theo.
Buổi nói gần nhất sắp tới của anh chị là sân nào?
Trước khi hỏi nói thế nào, hãy hỏi mình đang đứng ở sân nào.
Bảy sai lầm và hai huyền thoại
Sai lầm phổ biến nhất không phải nói dở. Là tin vào thứ nghe có vẻ đúng.
Trong một khoá đào tạo, slide hiện lên một dòng chữ lớn:
“93% giao tiếp là phi ngôn ngữ.”
Cả phòng chép vào sổ.
Con số đó sai. Và nó đã sai suốt năm mươi năm nay.
Bảy sai lầm
Bảy sai lầm này chiếm phần lớn những buổi nói hỏng mà chúng tôi từng ngồi dự. Không cái nào liên quan tới tài năng.
| Sai lầm | Dấu hiệu nhận ra | Sửa ở đâu |
|---|---|---|
| 1. Soạn từ điều mình muốn nói | Bài nói đi theo cấu trúc kiến thức của anh chị, không theo mối lo của họ. | Chương 3 |
| 2. Mở bằng lời chào | Sáu mươi giây đầu không có thông tin nào. | Chương 6 |
| 3. Nhồi số liệu | Hơn ba con số trong một slide. Người nghe ngừng đọc. | Chương 2, 4 |
| 4. Nói theo trình tự thời gian | Quý một, quý hai, quý ba. Bài phẳng, không có độ chênh. | Chương 5 |
| 5. Lấp im lặng bằng “ừm, à” | Không có khoảng trống nào dài quá một giây. | Chương 8 |
| 6. Luyện trình diễn trước khi luyện nội dung | Tập dáng đứng, giọng, slide — trong khi chưa chốt được một câu. | Chương 4 |
| 7. Kết bằng “xin cảm ơn ạ” | Câu cuối cùng của bài nói không mang thông tin gì. | Chương 4, 5 |
Sai lầm thứ sáu đáng nói thêm một câu. Cicero, cách đây hai nghìn năm, đã xếp phần trình diễn ở vị trí cuối cùng trong năm bước soạn một bài nói. Tìm ý trước, bố cục sau, diễn đạt, ghi nhớ, rồi mới tới trình diễn.
Người học ngày nay hay bắt đầu từ bước năm, vì đó là bước nhìn thấy được.
Huyền thoại một — con số 7 · 38 · 55
Anh chị sẽ gặp con số này ở gần như mọi khoá đào tạo giao tiếp. 7% là lời nói, 38% là giọng điệu, 55% là ngôn ngữ cơ thể.
Nó bắt nguồn từ nghiên cứu của Albert Mehrabian, công bố trong cuốn Silent Messages năm 1971.
Vấn đề nằm ở chỗ nghiên cứu gốc nói một điều hẹp hơn nhiều. Nó chỉ áp dụng cho tình huống lời nói và tín hiệu phi ngôn ngữ mâu thuẫn nhau. Và chỉ về cảm xúc, thái độ — không phải mọi loại giao tiếp.
Nói cách khác: nếu anh chị nói “tôi rất vui” bằng giọng chán nản, người ta tin cái giọng. Đó là điều nghiên cứu chứng minh. Nó không hề nói rằng nội dung bài trình bày của anh chị chỉ đáng 7%.
Chính Mehrabian đã nhiều lần lên tiếng đính chính việc con số của ông bị dùng sai. Bản đính chính không lan xa được bằng con số.
Dùng thay bằng gì: giữ ý đúng — khi lời nói và cách nói mâu thuẫn, người nghe tin cách nói. Bỏ ba con số.
Huyền thoại hai — NLP không phải khoa học thần kinh
NLP — Lập trình Ngôn ngữ Tư duy — do Richard Bandler và John Grinder xây dựng từ thập niên bảy mươi. Nhiều diễn giả nổi tiếng đã đưa nó vào chương trình đào tạo.
Cái tên nghe rất khoa học. Nhưng NLP thiếu bằng chứng thực nghiệm vững, và giới tâm lý học nhìn chung xem nó là giả khoa học.
Điều này không có nghĩa mọi thứ trong NLP đều vô dụng. Nhiều thủ pháp ngôn ngữ và sân khấu trong đó dùng được, và dùng tốt.
Ranh giới nằm ở cách trình bày. Dùng như thủ pháp thì được. Bán như khoa học thần kinh thì không.
Với người nghe là doanh chủ có học vấn, đây là chuyện đáng giữ. Họ sẽ tra. Và niềm tin mất ở một chỗ thì mất luôn ở mọi chỗ còn lại.
Người ta trích con số vì nó dễ nhớ và nghe có sức nặng. Nhưng người nghe có học vấn sẽ tra — và họ mất niềm tin ở đúng chỗ đó. Thà bỏ một dẫn chứng bắt tai, còn hơn phải rút lại nó sau này.
Đây là hộp Hậu trường duy nhất nói về một người vì điều ông ấy phải đính chính. Không phải vì điều ông ấy làm được.
Mehrabian là nhà nghiên cứu tâm lý. Công trình của ông về sự mâu thuẫn giữa lời nói và tín hiệu phi ngôn ngữ là công trình nghiêm túc.
Rồi ba con số được tách khỏi bối cảnh, in lên slide, và đi vòng quanh thế giới trong năm mươi năm. Ông đã nhiều lần nói lại cho đúng.
Bài học cho người đứng lớp: một con số dễ nhớ đi xa hơn một câu giải thích cẩn thận. Đó là lý do người có nghề phải cẩn thận gấp đôi với những con số dễ nhớ.
- Trước khi đưa một dẫn chứng lên slide, tự hỏi: nếu có người trong phòng tra ngay bây giờ, tôi có đứng vững không?
- Khi không chắc nguồn, nói “theo chỗ tôi đọc được” thay vì nói chắc như đinh. Người nghe tôn trọng sự thận trọng hơn ta tưởng.
- Một dẫn chứng lấy từ chính công ty họ mạnh hơn mười dẫn chứng quốc tế. Và không ai tra được nó ngoài anh chị.
1. Trong bảy sai lầm ở trên, anh chị đang mắc cái nào? Khoanh số: 1 2 3 4 5 6 7
Thà nói ít mà đúng, còn hơn nói hay rồi phải rút lại.
Ranh giới
“Nhà hùng biện là người tốt có tài ăn nói.” — Quintilian
Cuối một khoá học, một học viên nán lại hỏi chúng tôi:
“Thầy ơi, mấy kỹ thuật này em dùng để bán hàng cũng được đúng không?”
Câu trả lời mất nhiều thời gian hơn chúng tôi tưởng.
Cùng một kỹ thuật, hai đường đi
Mọi thứ trong cuốn sách này đều trung tính. Đường cong cảm xúc, câu chuyện chín mươi giây, sáu mươi giây đầu — chúng làm người nghe mở lòng ra.
Và một khi người ta mở lòng, họ dễ bị dẫn đi. Theo cả hai hướng.
Ranh giới giữa dẫn dắt và thao túng không nằm ở kỹ thuật. Kỹ thuật giống hệt nhau. Nó nằm ở ba câu hỏi.
Ba câu hỏi tự kiểm
Ba câu này mất chưa tới một phút để tự hỏi. Hỏi trước mỗi buổi nói quan trọng.
Sai lầm ở đây không phải là ác ý. Là nghĩ rằng người nghe không nhận ra. Họ nhận ra — chỉ là muộn hơn anh chị tưởng. Và khi họ nhận ra thì không sửa lại được nữa.
Vì sao doanh chủ chịu rủi ro cao hơn
Một diễn giả nói xong thì đi. Người nghe có thể không gặp lại họ lần nào nữa.
Anh chị thì khác. Anh chị nói xong rồi ngày mai vẫn gặp lại đúng những người đó, ở hành lang, ở phòng họp, ở nhà máy. Trong nhiều năm.
Nghĩa là mọi khoảng cách giữa điều anh chị nói và điều anh chị làm đều sẽ được kiểm chứng. Không phải bởi một người, mà bởi cả tổ chức, mỗi ngày.
Đây vừa là rủi ro, vừa là lợi thế lớn nhất của anh chị. Một diễn giả phải xây uy tín trong bốn mươi phút. Anh chị đã có sẵn nó — hoặc đã mất nó — từ trước khi bước lên bục.
Quintilian là nhà giáo dục La Mã thế kỷ thứ nhất. Ông viết bộ Institutio Oratoria gồm mười hai quyển — giáo trình đào tạo diễn giả đầy đủ nhất của thời cổ đại.
Luận điểm trung tâm của cả bộ sách nằm ở một câu: nhà hùng biện là người tốt có tài ăn nói.
Điều đáng chú ý là vị trí của câu này. Nó không nằm ở phần mở đầu như một lời rào trước. Nó nằm ở cuối, sau toàn bộ phần kỹ thuật. Với Quintilian, phẩm chất người nói không phải điều kiện đạo đức thêm vào. Nó là điều kiện kỹ thuật để sức thuyết phục bền được.
Điều còn lại
Kỹ thuật trong cuốn sách này rồi sẽ cũ. Cách người ta họp sẽ đổi. Công cụ trình chiếu sẽ đổi. Có thể cả cái bục cũng không còn.
Thứ không đổi là lý do người ta chịu nghe một người. Vì họ tin người đó nói thật, và nói vì lợi ích của họ.
Mọi kỹ thuật trong cuốn sách này chỉ làm một việc — gỡ bỏ những thứ đang che khuất điều đó.
Nếu điều đó không có sẵn, thì không kỹ thuật nào tạo ra được nó.
- Trước buổi nói quan trọng, viết ra một câu: “Sau buổi này, họ được lợi gì?” Nếu không viết được, hoãn buổi nói lại.
- Nếu anh chị phải giấu một thông tin để bài nói thuyết phục hơn, đó là dấu hiệu bài nói đang đứng nhầm chỗ.
- Mỗi lời hứa trên bục đều được ghi lại trong đầu người nghe. Hứa ít hơn khả năng của mình một bậc.
Kỹ thuật cho anh chị sức mạnh. Ranh giới cho anh chị chỗ đứng lâu dài.
Bộ công cụ — tám biểu mẫu
Tám biểu mẫu dưới đây là bản trắng. Photo ra, dùng lại nhiều lần — mỗi lần một buổi nói. Đây là phần khiến cuốn sách này nằm trên bàn thay vì nằm trên kệ.
Mỗi biểu mẫu chiếm trọn một trang, in ra khổ A4 hoặc B5 đều điền tay được.
Điền trước khi soạn một chữ nào. Mười lăm phút này quyết định cả bài nói.
Chọn một kiểu. Viết đúng ba câu. Bấm giờ khi nói to.
Nói to ba câu trên: ________ giây (mục tiêu: dưới 60 giây)
Vẽ tay lên khung bên dưới. Trên là điều có thể thành, dưới là điều đang là.
Vẽ đường cong của anh vào khung dưới:
Chín mươi giây. Bấm giờ khi tập. Quá hai phút thì cắt ở nhịp 2.
In ra, gấp lại, để trong túi áo.
Chấm từ 1 tới 5. Chấm ngay sau buổi nói, đừng để sang tuần.
| Tiêu chí | Chấm |
|---|---|
| Tôi mở bài mà không giới thiệu bản thân trước | 1 2 3 4 5 |
| Sáu mươi giây đầu có thông tin, không có lời chào suông | 1 2 3 4 5 |
| Tôi nói được một câu duy nhất, và nhắc lại đủ ba lần | 1 2 3 4 5 |
| Bài nói có độ chênh, không đi theo trình tự thời gian | 1 2 3 4 5 |
| Tôi có ít nhất một câu chuyện có tên người trong đó | 1 2 3 4 5 |
| Tôi giữ được Vòng hai phần lớn thời gian | 1 2 3 4 5 |
| Tôi có để khoảng lặng sau ý quan trọng | 1 2 3 4 5 |
| Khi bị hỏi, tôi làm rõ câu hỏi trước khi trả lời | 1 2 3 4 5 |
| Tôi kết bằng một việc cụ thể, không kết bằng lời cảm ơn | 1 2 3 4 5 |
| Sau buổi nói, có người thực sự làm điều tôi đề nghị | 1 2 3 4 5 |
Tổng điểm: ______ / 50
Tiêu chí nào dưới 3 điểm — đó là chương anh cần mở lại:
Kết luận viết trước. Ba luận cứ viết sau. Đây là thứ tự bắt buộc.
Cột phải là mẫu. Cột trống bên dưới để anh chị viết phiên bản bằng giọng của mình.
| Tình huống | Mẫu câu — viết lại bằng giọng của anh |
|---|---|
| Cần thời gian nghĩ | “Câu này đáng để tôi trả lời cho đúng. Cho tôi một giây.” |
| Câu hỏi quá dài, nhiều ý | “Trong đó có ba ý. Tôi xin trả lời ý quan trọng nhất trước.” |
| Không nắm số liệu | “Tôi chưa có con số đó. Thứ Năm tôi gửi anh.” |
| Câu hỏi ngoài phạm vi | “Chuyện đó nằm ngoài phần hôm nay. Cuối buổi ta nói riêng được không?” |
| Bị chất vấn gay gắt | “Tôi hiểu vì sao anh bực. Nếu ở vị trí anh, tôi cũng hỏi vậy.” |
| Có người nói leo kéo dài | “Ý anh rõ rồi. Tôi muốn nghe thêm vài người nữa, rồi quay lại chỗ anh.” |
| Câu hỏi lặp lại | “Câu này liên quan tới điều anh Nam vừa hỏi. Tôi nói rõ thêm một chút.” |
| Không đồng ý với người hỏi | “Chỗ này tôi nghĩ khác anh. Lý do là thế này.” |
Phiên bản của anh:
Lộ trình hai mươi mốt ngày
Mỗi ngày một việc, phần lớn dưới mười lăm phút. Ba tuần đủ để đi hết một vòng và có một buổi nói thật ở cuối.
Đánh dấu vào cột cuối mỗi khi làm xong. Bỏ một ngày thì làm tiếp, đừng quay lại từ đầu.
Đọc tiếp gì
Cuốn cẩm nang này cố tình dùng ít nguồn, để mỗi nguồn được dùng sâu. Mười hai nguồn dưới đây là chỗ đi tiếp, xếp theo mức hữu dụng cho một chủ doanh nghiệp.
Đội ngũ Trainer UPO
Cuốn cẩm nang này do đội ngũ trainer của Trường Đào tạo Kỹ năng UPO biên soạn.
UPO đã tổ chức hơn bốn trăm khoá học trên khắp cả nước, với hơn bảy mươi nghìn lượt học viên. Trường có bốn chi nhánh: Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang và Vĩnh Long.
Ở mảng doanh nghiệp, UPO đã đồng hành cùng hơn một trăm hai mươi tổ chức. Nội dung xoay quanh năng lực lãnh đạo, văn hoá doanh nghiệp và sức mạnh đội ngũ.
Những gì viết trong cuốn này được rút ra từ chính những buổi đứng lớp đó. Từ các phiên huấn luyện một–một với chủ doanh nghiệp. Từ những câu hỏi nhận được sau giờ học. Từ những cuộc gọi lúc mười một giờ đêm trước một buổi nói lớn.
Chúng tôi không viết cuốn này để anh chị trở thành diễn giả. Chúng tôi viết để sáng thứ Hai, sau khi anh chị nói xong, có người bắt tay vào làm.
Đồng hành cùng UPO
UPO — Unlimited Potential là trường đào tạo kỹ năng. Chúng tôi làm hai mảng: phát triển năng lực cho trẻ em và thanh thiếu niên, và huấn luyện cho doanh nghiệp.
Chúng tôi tin rằng phần lớn giới hạn một người gặp phải là giới hạn kỹ thuật, không phải giới hạn năng lực. Kỹ thuật thì gỡ được.
Các chương trình dành cho doanh nghiệp
| Chương trình | Nội dung chính | Thời lượng |
|---|---|---|
| Design Your Life | Định hướng cá nhân, làm rõ mục tiêu và động lực làm việc. | 1 ngày |
| Business Up | Phát triển năng lực lãnh đạo và gắn kết đội ngũ. | 2 ngày |
| Trainer Up | Kỹ năng đứng lớp và huấn luyện nội bộ cho quản lý. | 1 ngày |
| Huấn luyện và Cố vấn Doanh nghiệp | Đồng hành theo tình huống thật của từng tổ chức. | 1 ngày |
Các chương trình tổ chức được tới quy mô 200 người. Xem chi tiết tại upo.edu.vn.
Anh chị đã đọc xong. Bước tiếp theo là gì?
Chọn một trong hai — hoặc cả hai.